武体院字〔2014〕46号
为进一步加强会计基础工作，严肃财经纪律，防范财务风险，提高财务管理水平，根据中央、省有关精神，结合我校实际，就财务报销提出如下要求：
一、报销原始凭证相关要求
各部门报销各项费用必须提供真实、合法的原始凭证，取得原始凭证时要注意辨别真假，虚假的原始凭证不能作为报销凭据。
（一）外来原始凭证的要求
1.发票和收据必须是税务部门或财政部门的专用票据，同时有开票单位的发票专用章；发票和收据上的付款单位名称、填制的日期、填制人签名；经济业务内容的名称、数量、单价和金额；发票和收据上的大小写金额必须相符，定额发票要盖出票单位发票专用章；假发票和外单位的自制收据不能报销。
2.经济业务内容模糊笼统的发票，要附详细的说明和商家盖章的清单。
3.一次购买大批商品发票上不能一一注明的，可由售货单位另付清单并加盖发票专用章或财务专用章，超市购物发票需附超市购物小票（大型连锁超市、商场机打清单式发票不需另换发票，如更换发票后不能提供机打清单式小票的一律不予报销）；招待费发票，需附酒店或宾馆消费清单、来访单位公函，并附《武汉体育学院公务接待审批单》。住宿费发票需附酒店或宾馆消费清单。
4.一式几联的发票和收据，只能以“报销联”作为报销凭证，必须用双面复写纸套写（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）。
5.取得的国外发票，必须翻译成中文，并由翻译人签字，财经处根据发票取得时的汇率换算成人民币后报销。
6.发票和收据的日期必须在经济事项发生的合理期限内。原则上各单位应在经济事项发生后3个月内报销。
7.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应将批准文件的复印件加盖归档部门的公章作为原始凭证附件。
8.对购置固定资产和图书的，要办理固定资产登记手续。
9.发票和收据不得涂改、挖补。发现有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的发票专用章或财务专用章。
10.发票和收据遗失的，应取得原开票单位的同一发票记账联的复印件，并在复印件上重新加盖开票单位的财务专用章，经部门负责人及财经处负责人审批后，方可作为报销依据。
（二）自制原始凭证的要求
1.报销零星支出（的士票、汽油票、定额发票等）及领款时应填写《领款及报销粘贴单》，要求一事一单，一事一清。
2.报销国内长途差旅费时应填写《差旅费报销单》，出差期间的其他费用另外填写《领款及报销粘贴单》，并附《武汉体育学院国内公务差旅审批单》。
3.报销武汉市内差旅费时应填写《市内差旅费报销单》，出差期间的其他费用另外填写《领款及报销粘贴单》。
（三）原始凭证审批
1.学校财务支出审批实行权责统一的原则，即“谁主管、谁审批、谁负责”。部门负责人应遵照各项财经法规行使审批权，对所审批的经济事项的真实性、合法性和效益性负责。
2.各部门取得的原始凭证，首先由经办人在原始凭证背面签署姓名，必要时应注明开支用途，再由验收人或证明人签字，最后由部门负责人签明开支渠道及审批意见，再根据审批权限报校领导审批。
3.经办人、证明人和审批人不得为相同人员，且应回避配偶和直系亲属关系；经办人、证明人和审批人在履行各自的财务签批程序时，所写字迹一定要清晰可辨；部门负责人在审批时应写明意见，同时签署姓名、时间和经费开支渠道。
二、财务报销手续和要求
1.根据现金管理条例，凡在同一地点或同一单位付款金额超过500元或购置固定资产的，均需办理转账支付或公务卡支付。转账支付时，收款单位名称、账号、开户行必须与所提供的发票一致。
2.借款人填制借款单，注明借款金额、事由、出差地点和人员、借款期限等，再由经费审批人在借款单上规定栏内审批。办理借款时出示会议通知、培训通知或缴款通知等，签订合同的事项提供合同文件。实行公务卡后，原则上不再办理现金借款。不便使用公务卡且额度在2000元（含）以上可办理借款，2000元以下由经办人垫支，转账汇款除外。学生借款须由导师或项目负责人签字，由审批人审批，办理时出示学生证。
3.借款取得票据后应及时到财务冲帐，时间不得超过3个月（遇年终不得跨年），报销金额不足借款的，应补齐差额。凡因借款人不积极催办而形成的“坏帐”、“呆帐”和长期拖欠的，要追究借款人的责任并对其实施扣款，严重违反规定的，将追究其经济责任。
4.差旅费报销时，严格按照国家相关文件执行，属参加会议或培训、进修等情况者，应附会议通知，超出文件规定范围的相关费用个人自理。
5.聘请外校专家来校讲学等，交通费、住宿费、讲座费、咨询费等开支项目，按学校相关文件标准报销。
6.严格控制现金发放，正式在册职工和在校学生领取各种款项，由财经处通过银行，直接转入个人工资卡或交学费卡。
7.领取各类款项必须有领款人签字，如属代为领款的，须代理人签名，不得冒充领款，否则由此造成的一切后果自负。
8.各部门对外协作、加工、零星修缮项目报销时，应附学校合同文件原件及加工清单（注明材料费、人工费等）和工程决算单。10000元以上的项目须提供审计报告书。符合固定资产或低值易耗品标准的，需办理验收入库手续。
9.材料、设备、图书资料的采购必须归口管理，并经资产管理部门登记验收，同时发票应由经办人、验收人签字，不能代签。报销时必须同时具有固定资产、材料、低值易耗品登记手续和固定资产、材料、低值易耗品验收单。严禁自购、自批、自报、自领，由于专业的原因，必须自购的实物，应由资产管理部门认可，方能自购。购置大宗或批量元器件、材料报销时还应附采购清单。经招投标的项目应提供有关招投标文件。
10.基建、维修及大宗物资和大型设备购置等经费开支必须做到“四有”，即有“购建审批报告、预算用款额度、采购招标手续、经济合同文本”；由相关责任单位严格按相关经济文件、按工程进度、报领导审批后到财经处办理付款手续，未竣工决算前预付款总额不得超过合同的70%；竣工决算后，财经处根据学校财力安排支付相应款项，并根据合同扣除质保金（1年以上不少于合同总价的5%）、水电费（安装有水电表的据实结算，未安装水电表的按合同总价的1%扣除）。
11.各类退款由退款人员填写领款单，已开具发票的必须出示原交款发票联、文件批示等交于主管部门责任人审批。退设备和工程质保金，由设备使用单位或工程所在单位审核，原设备或工程款开支渠道的经费审批人审批。
三、凡属下列情况之一的，不予报销
1.违反国家有关法律、法规和财经纪律以及学校的各项财务规章制度的。
2.无预算和超预算执行的。
3.不符合合同条款约定内容的。
4.原始凭证手续不完备、审批程序不规范、经费使用不符合规定、项目列支渠道不明确的。
5.原始凭证上负责人签字与备案字样不一致的。
6.提供核算资料不完善以及提供虚假核算资料的。
7.出差地点与批准地点不符或无故绕道扩大开支的。
8.利用外单位发票将校内资金转入他人账号的。
9.应由个人支付的各项开支。
10.不符合有关转账经费规定和要求的业务。
11.违反《湖北省党政机关国内公务接待管理办法》，购买香烟、高档酒水、私人会所、洗浴城、旅行社等消费类服务类发票严禁报销。
12.违反有关财务规定的其他开支。
